Người quản lý dự án là ai?

Phiên bản thứ 7 tài liệu quản lý dự án của Viện Quản Lý Dự án Hòa Kỳ (PMBOK ver 7^th) định nghĩa người quản lý dự án như sau:

“Quản lý dự án. Người được tổ chức thực hiện giao nhiệm vụ lãnh đạo nhóm dự án và chịu trách nhiệm đạt được các mục tiêu của dự án. Người quản lý dự án thực hiện nhiều chức năng khác nhau, chẳng hạn như tạo điều kiện cho nhóm dự án làm việc để đạt được kết quả và quản lý các quy trình để mang lại kết quả như mong đợi.”

Điều đó nói lên rằng, người quản lý dự án là những người có tính tổ chức cao và có định hướng mục tiêu:

• Dẫn dắt các dự án theo cách phù hợp với mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức (hoặc khách hàng của họ), và
• Cố gắng thực hiện những lời hứa đã đặt ra trong phạm vi ngân sách đã thỏa thuận trước thời hạn của dự án.

Để có một sự tương tự đơn giản, tốt nhất hãy tưởng tượng người quản lý dự án là một thuyền trưởng có nhiệm vụ đảm bảo con tàu đến đích.

Điều này có nghĩa là không chỉ thiết lập lộ trình mà còn điều chỉnh lộ trình trong suốt hành trình để tránh bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh ngoài phạm vi dự án.

Trên hết, nó còn liên quan đến việc giám sát các hoạt động trên chính con tàu để đảm bảo mọi người đều làm công việc của mình và mọi thứ đều hoạt động bình thường.

Người quản lý dự án vs người quản lý sản phẩm

Vai trò của người quản lý dự án và người quản lý sản phẩm thường bị nhầm lẫn do chức danh tương tự và bộ kỹ năng chồng chéo. Tuy nhiên, điều quan trọng là phải phân biệt được hai điều này.

Vậy, sự khác biệt giữa người quản lý dự án và người quản lý sản phẩm là gì?

Trách nhiệm của người quản lý sản phẩm là:

• Quyết định sản phẩm nào khả thi để phát triển
• Hiểu rõ sản phẩm
• Tập hợp các yêu cầu
• Xác định các đặc điểm chính của nó
• Ưu tiên các công việc cần thiết để hoàn thiện sản phẩm.

Trách nhiệm của người quản lý dự án là:

• Tổ chức các công việc cần thực hiện để tạo ra sản phẩm đó
• Đảm bảo nó được giao đúng thời hạn, trong ngân sách và trong phạm vi, quyền hạn được giao.

Nói cách khác, người quản lý sản phẩm tạo ra tầm nhìn cho sản phẩm. Người quản lý dự án sẽ giúp biến tầm nhìn đó thành hiện thực.

Do thiếu chuyên gia lành nghề nên 2 vai trò này đôi khi có thể được thực hiện bởi cùng một người. Tuy nhiên, lý tưởng nhất là một dự án nên có cả người quản lý dự án và người quản lý sản phẩm cùng tham gia.

Dự án trong quản lý dự án là gì?

Để hiểu rõ hơn về vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án, tốt nhất chúng ta cũng nên giải thích dự án là gì.

Theo định nghĩa dự án của Hiệp hội Quản lý Dự án (APM), dự án là “một nỗ lực duy nhất, nhất thời được thực hiện để đạt được các mục tiêu đã hoạch định, có thể được xác định dưới dạng đầu ra, kết quả hoặc lợi ích”.

Hơn nữa, PMBok 7^th đưa ra định nghĩa tương tự về dự án là “một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả độc đáo, duy nhất”.

Một vòng đời dự án thông thường thường bao gồm năm giai đoạn dự án sau:

Bắt đầu (Initiating) — xác định nhu cầu về một dự án, thiết lập các mục tiêu của dự án và nhận được sự chấp thuận khởi động từ các bên liên quan chính,
Lập kế hoạch (Planning) — tạo hướng dẫn chi tiết để thực hiện bao gồm phạm vi dự án, các ràng buộc, cấu trúc phân chia công việc (WBS), lịch trình và phân tích rủi ro,
Thực thi (Executing) — tạo ra các sản phẩm bàn giao,
Giám sát và kiểm soát ( Monitoring & Controlling) — theo dõi tiến độ của dự án, để ý đến các dấu hiệu của sự thay đổi phạm vi và điều chỉnh hướng đi khi cần thiết.
Kết thúc (Closing) — nhận được phê duyệt cuối cùng từ các bên liên quan chính, xem xét dự án và lưu trữ dự án để tham khảo trong tương lai.

Vai trò và trách nhiệm của người quản lý dự án là gì?

Mặc dù bản thân “quản lý dự án” là một vai trò nhưng đây là một vị trí đa diện, thường yêu cầu một cá nhân đảm nhiệm nhiều vai trò, tùy thuộc vào yêu cầu chính xác của vị trí của họ trong công ty.

Về bản chất, người quản lý dự án phải linh hoạt và sở hữu những kỹ năng sau:

• Tổ chức — quản lý thời gian, khối lượng công việc và tài nguyên một cách hiệu quả
• Giao tiếp  — duy trì giao tiếp cởi mở và hiệu quả với các thành viên trong nhóm, các bên liên quan, khách hàng và quản lý cấp trên.
• Khả năng lãnh đạo — đảm bảo tinh thần tốt và sự gắn kết trong nhóm dự án, đồng thời
• Khả năng thích ứng — thích ứng với các tình huống và yêu cầu thay đổi.

Điều đó nói lên rằng, đây là những trách nhiệm chính mà người quản lý dự án sẽ có trong suốt quá trình thực hiện dự án:

• Định nghĩa phạm vi
• Lập kế hoạch và tổ chức công việc
• Quản lý tài nguyên
• Tạo, tổ chức và thúc đẩy các đội nhóm
• Đánh giá và quản lý rủi ro
• Quản lý các thay đổi
• Đàm phán với các nhà thầu và nhà cung cấp
• Trao đổi với các bên liên quan
• Tiến độ hồ sơ
• Thu thập phê duyệt
• Giúp cải thiện sự gắn kết của nhân viên.

Chúng ta hãy xem từng trách nhiệm này đòi hỏi chi tiết hơn ở Phần 2.