Tại sao quản lý dự án chuyên nghiệp lại quan trọng

cho sự thành công của Doanh nghiệp ?

Ngày càng có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) bắt đầu nhận ra tiềm năng của quản lý dự án và hiểu được lợi ích của cách tiếp cận dự án có tổ chức.

Điều này không có gì đáng ngạc nhiên vì thực tế là các SME đánh giá thấp việc quản lý dự án phải đối mặt với tỷ lệ Không thành công của dự án là trên 50%.

Quản lý dự án chuyên nghiệp bài bản rất quan trọng vì nó giúp DN đạt được mục tiêu tăng trưởng, phát triển bền vững, tối ưu doanh nghiệp, tối ưu chi phí.

Khi được thực hiện đúng cách bài bản, quản lý dự án sẽ giảm thiểu rủi ro, cắt giảm chi phí và cải thiện tỷ lệ thành công của dự án. Nó thúc đẩy sự hợp tác tốt hơn và gắn kết tất cả các yếu tố của một dự án lại với nhau.

LỢI ÍCH CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN CHUYÊN NGHIỆP.

Vậy tại sao quản lý dự án lại quan trọng đến vậy?

Dẫn dắt dự án mà không có phương pháp luận, khung qui trình chuẩn và chuyên môn của người quản lý dự án, bạn có nguy cơ bị trễ tiến độ, vượt quá ngân sách, đối mặt với nhiều rủi ro, chất lượng không kiểm soát được, và quan trọng là mất uy tín và không có được sự ủng hộ lâu dài của các bên liên quan.

Chúng tôi đã liên hệ với công ty tư vấn LEED, một chuyên gia của LEED có được chứng nhận với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý dự án và là chuyên gia am hiểu vận hành doanh nghiệp, Anh cho rằng quản lý dự án chuyên nghiêpj nên được truyền thông nghiêm túc nhiều hơn nữa vì môi trường kinh doanh nay đã thay đổi nhanh chóng, và sẽ diễn biến nhanh trong tương lai tới :

Vì vậy, để minh họa tầm quan trọng của việc quản lý dự án chuyên nghiệp, chuyên gia tư vấn QLDA công ty LEED sẽ hướng dẫn bạn 11 lợi ích nổi bật nhất của lĩnh vực này:

Lợi ích 1: Tối ưu chi phí và thời gian

Theo Báo cáo Pulse of the Profession^® của PMI cho biết chỉ 58% tổ chức hiểu được tầm quan trọng của việc quản lý dự án đối với công việc của họ.

Ngoài ra, có thông tin cho rằng 9,9% mỗi đô la bị lãng phí do quản lý dự án kém. Điều này có nghĩa là cứ mỗi 1 tỷ USD đầu tư vào các dự án sẽ mất đi 99 triệu USD.

Việc thất thoát kinh phí ngân sách đi không phải là kết quả mong muốn đối với các doanh nghiệp. Do đó, việc bổ nhiệm người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án phải là sự lựa chọn ưu tiên, phù hợp. Bằng cách này, bạn sẽ có được một kế hoạch dự án phù hợp, các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn và các dự án vẫn nằm trong ngân sách.

Ngoài ra, vì toàn bộ tiến độ dự án đều minh bạch nên việc phát hiện các điểm tắc nghẽn tiềm ẩn sẽ dễ dàng hơn và quan trọng hơn là phân bổ nguồn lực dự án một cách hợp lý. Do đó, bạn tránh được sự chậm trễ và vượt quá ngân sách.

Nói về tiết kiệm thời gian, người quản lý dự án, nhóm quản lý dự án xác định thời gian cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Họ xác định lịch trình dự án và chỉ định ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho tất cả các nhiệm vụ. Việc giám sát cẩn thận cho phép các nhà quản lý dự án thực hiện các điều chỉnh trong trường hợp họ nhận thấy bất kỳ trở ngại nào trên đường thực hiện.

Lợi ích 2: Lập kế hoạch dự án một cách trực quan

Nếu được thực hiện đúng cách, quản lý dự án sẽ cung cấp cho toàn bộ nhóm một bức tranh rõ ràng về ai làm gì, như thế nào và khi nào.

Người quản lý dự án xác định một kế hoạch quản lý dự án, kế hoạch này đóng vai trò là kim chỉ nam cho nhóm và các bên liên quan khác.

Kế hoạch chứa thông tin về tất cả các yếu tố của dự án như phạm vi dự án, tiến trình và ngân sách. Nó là kết quả của sự hiểu biết đầy đủ của người quản lý dự án về dự án, những rủi ro tiềm ẩn và các yêu cầu của dự án.

Khi lập kế hoạch dự án, người quản lý dự án có xu hướng thương lượng và đặt ra thời hạn và các cột mốc dự án có thể đạt được. Thêm vào đó, họ dự đoán những rủi ro, đưa ra giải pháp cho chúng và điều hướng cho dự án đi đúng hướng.

Lợi ích 3: Thuận lợi khi quản lý công việc từ xa

Một số dự án do tính chất đặc thù phải bố trí nhân sự từ các nơi, các phòng ban có sự khác biệt về vị trí địa lý cũng như chênh lệch múi giờ. Người quản lý dự án chuyên nghiệp ứng dụng bài bản các công cụ quản lý từ xa, phần mềm quản lý chuyên dụng, nền tảng quản lý tích hợp sẽ tối ưu được hiệu suất của nhân viên cũng như tăng tính kết nối trong toàn bộ dự án.

Tuy nhiên, sẽ không có công cụ hoặc nền tảng nào giải quyết hòan toàn 100% những vấn đề quản lý dự án khi team làm việc từ xa. Sự khác biệt ngôn ngữ, rào cản văn hóa, tôn giáo sẽ ảnh hưởng rất nhiều đến các công việc mà nhân viên phải làm từ xa.

Lợi ích 4: Đảm bảo tính trách nhiệm và minh bạch của tổ chức

Khi có một người lãnh đạo dự án duy nhất (Project Manager) với các kỹ năng cần thiết, chúng ta sẽ có một người chịu trách nhiệm rõ ràng về thành công hay thất bại của dự án. Và người quản lý dự án đó sẽ là người phải giải trình về kết quả của dự án.

Để làm được điều này, chúng ta cần theo dõi tiến độ của dự án một cách thường xuyên để phát hiện ra các vấn đề tiềm ẩn. Vậy làm thế nào để tăng cường trách nhiệm giải trình?

• Đầu tiên, chúng ta cần đảm bảo rằng mọi hành động đều minh bạch và rõ ràng.
• Thứ hai, chúng ta cần giữ mọi người trong nhóm trên cùng một trang, để mọi người đều hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình.
• Thứ ba, chúng ta cần khuyến khích các thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm về trách nhiệm của họ, để họ có thể làm việc một cách chủ động và hiệu quả.

Lợi ích 5: Cải thiện hiệu suất quản lý nguồn lực, tài nguyên

Một trong những vấn đề quan trọng nhất của người quản lý dự án là phân bổ nguồn lực dự án(Resource Management) hiệu quả. Nguồn lực là những gì chúng ta có thể tin cậy khi bắt đầu một dự án – từ vật liệu, con người, tài chính đến thời gian.

Thực tế là, các dự án có nhiều biến số liên kết với nhau và có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến chúng. Với quản lý dự án, chúng ta có thể tính toán đầu ra có chất lượng thực tế dựa trên các nguồn lực sẵn có để hoàn thành dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách và ở mức chất lượng mong muốn.

Lý thuyết ba ràng buộc về quản lý dự án cho chúng ta biết rằng phạm vi, chi phí và thời gian có mối liên hệ với nhau. Thay đổi một cái đòi hỏi phải thay đổi tỷ lệ ở hai cái còn lại, nếu không chất lượng tổng thể của dự án sẽ bị ảnh hưởng.

Ngoài ra, người quản lý dự án cần biết các thành viên trong nhóm của họ có những kỹ năng và trình độ chuyên môn nào và họ có thể đóng góp tốt nhất ở đâu. Bằng cách này, chúng ta có thể phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả và hoàn thành dự án thành công.

Lợi ích 6: Quản lý rủi ro hiệu quả

Khi làm dự án, chúng ta thường gặp phải những vấn đề bất ngờ. Đó là lý do tại sao quản lý rủi ro lại quan trọng đến vậy.

Theo báo cáo của KPMG, có đến 53% tổ chức đã phải đối mặt với một hoặc nhiều dự án thất bại. Con số này lên tới 71% ở các công ty kinh doanh tài nguyên thiên nhiên.

Để tránh những vấn đề này, chúng ta cần có một kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả. Bằng cách này, chúng ta có thể biết được điều gì sẽ xảy ra và cách xử lý hầu hết các vấn đề mà dự án dự kiến sẽ gặp phải.

Có nhiều loại rủi ro có thể ảnh hưởng đến dự án, chẳng hạn như rủi ro chi phí, rủi ro thị trường và rủi ro tiến độ. Nhưng bằng cách sử dụng phân tích rủi ro, chúng ta có thể nhận ra hướng mà rủi ro có thể xuất hiện và ngăn chặn rủi ro trở thành vấn đề nghiêm trọng.

Chuyên gia của LEED giải thích: “Khi một dự án đi chệch khỏi kế hoạch đã thiết lập hoặc trễ thời hạn, người quản lý dự án giỏi sẽ biết cách xác định sớm các vấn đề tiềm ẩn và lập kế hoạch chi tiết để khắc phục.”

Vậy làm thế nào để quản lý rủi ro hiệu quả? Đầu tiên, chúng ta cần nhận ra rằng rủi ro là một phần của dự án. Sau đó, chúng ta cần có một kế hoạch quản lý rủi ro hiệu quả, bao gồm việc xác định rủi ro, đánh giá rủi ro và lập kế hoạch khắc phục.

Lợi ích 7: Học hỏi từ những sai lầm

Sau khi hoàn thành dự án, chúng ta thường tổ chức các cuộc họp nhận xét đánh giá và rút ra bài học kinh nghiệm cho cả cá nhân lẫn đội nhóm để phản ánh về hiệu quả hoạt động của dự án. Đây là cơ hội để chúng ta học hỏi từ những sai lầm và phát huy những mặt tích cực.

Trong các cuộc họp này, chúng ta thảo luận về những gì đã diễn ra tốt đẹp và những gì chưa tốt. Chúng ta ghi lại những bài học kinh nghiệm và sử dụng chúng để cải tiến các dự án trong tương lai.

Học hỏi từ những sai lầm là một phần quan trọng của quản lý dự án. Bằng cách này, chúng ta có thể tránh lặp lại những sai lầm tương tự và phát huy những mặt tích cực. Điều này giúp chúng ta phát triển và cải thiện liên tục.

Có nhiều cách để ghi lại bài học kinh nghiệm, chẳng hạn như thông qua các cuộc họp sau dự án, khảo sát hoặc gặp mặt trực tiếp. Người quản lý dự án quyết định lựa chọn tốt nhất dựa trên quy mô nhóm, thời gian sẵn có và sở thích của các thành viên trong nhóm.

Lợi ích 8: Cải thiện sự hợp tác và giao tiếp

Để thành công trong quản lý dự án, chúng ta cần khuyến khích sự cộng tác và giao tiếp hiệu quả giữa các nhóm và phòng ban khác nhau.

Các dự án thường phức tạp và yêu cầu sự hợp tác của nhiều người. Nếu không có sự hợp tác thích hợp, chúng ta sẽ khó khăn trong việc đạt được thành công.

Quản lý dự án hiệu quả giúp chúng ta thống nhất bằng cách:

• Trình bày kế hoạch dự án rõ ràng
• Thiết lập các kênh liên lạc
• Khuyến khích phản hồi nhất quán và theo thời gian thực
• Nhấn mạnh vào tính minh bạch và chia sẻ thông tin
• Tổ chức các cuộc họp định kỳ

Theo chuyên gia của LEED, giao tiếp tốt là đặc điểm của người quản lý dự án giỏi. Họ dễ dàng tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp bằng cách đảm bảo mục tiêu rõ ràng, chia sẻ thông tin cập nhật về tiến độ và giải quyết kịp thời các mối quan ngại.

Kế hoạch truyền thông là một điểm quản lý dự án khác mà chúng ta cần lưu ý. Nó giúp chúng ta xác định vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong nhóm, và đảm bảo rằng mọi người biết nên nói chuyện với ai và khi nào.

Nhìn chung, sự cộng tác tích cực của dự án được hỗ trợ bởi giao tiếp cởi mở có thể thúc đẩy tinh thần đồng đội và đặt nền tảng vững chắc cho sự thành công của dự án.

Lợi ích 9: Giảm thiểu công việc trùng lặp

Một vấn đề phổ biến trong nhiều tổ chức là công việc trùng lặp. Điều này xảy ra khi có giao tiếp kém, thiếu thông tin, hoặc đơn giản là các nhiệm vụ không được giám sát.

Quản lý dự án tốt giúp giải quyết vấn đề này bằng cách cung cấp một hệ thống tập trung, nơi lưu giữ tất cả dữ liệu liên quan đến dự án. Ngoài ra, người quản lý dự án nên làm rõ những kênh liên lạc nào có sẵn để chia sẻ thông tin giữa các thành viên trong nhóm và các bộ phận liên quan đến dự án.

Theo một bài báo của Forbes, những người lao động tri thức dành 58% thời gian trong ngày làm việc của họ cho những công việc trùng lặp, những cuộc họp không cần thiết, và sử dụng quá nhiều ứng dụng. Điều này không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu suất mà còn gây lãng phí tài nguyên không cần thiết.

Tuy nhiên, với các quy trình được xác định rõ ràng và giao tiếp tốt hơn, các nhóm sẽ có ít công việc trùng lặp hơn. Điều này giúp tăng hiệu suất, giảm lãng phí tài nguyên, và cải thiện kết quả dự án.

Lợi ích 10: Tạo điều kiện giám sát và kiểm soát chất lượng

Kiểm soát chất lượng là một phần quan trọng trong quản lý dự án. Nếu sản phẩm cuối cùng không đáp ứng được tiêu chuẩn chất lượng, mọi nỗ lực đều vô ích.

Do đó, việc giám sát liên tục và kiểm tra chất lượng thường xuyên là một mối quan tâm khác của các nhà quản lý dự án. Chúng ta cần thiết lập các tiêu chí thành công để xác định điều gì có thể chấp nhận được và điều gì không.

Bằng cách xác định mục tiêu và thiết lập các tiêu chuẩn chất lượng rõ ràng, chúng ta có thể theo dõi tiến độ và hiệu suất thông qua các phương pháp khác nhau, chẳng hạn như thanh tra hoặc kiểm toán. Điều này giúp chúng ta xác định và giải quyết kịp thời mọi vấn đề, cũng như thực hiện các hành động khắc phục.

Lợi ích 11 : Tối ưu hóa hiệu suất quản lý bằng công cụ phần mềm

Các công cụ quản lý dự án (software / platform) giúp người quản lý dự án theo dõi cách thực hiện các nhiệm vụ và cho phép giám sát dễ dàng và đầy đủ toàn bộ dự án. Hơn nữa, những công cụ như vậy cũng có thể dễ dàng cảnh báo các nhà quản lý hơn về những rủi ro sắp xảy ra và sai khác so với mục tiêu dự án ban đầu

Theo thống kê về phần mềm quản lý dự án, 69% người quản lý dự án sử dụng các công cụ cộng tác để quản lý dự án của họ.

Nghiên cứu của PWC về các phương pháp quản lý dự án hiện tại đã cho thấy rõ ràng rằng có mối liên hệ chặt chẽ giữa việc sử dụng phần mềm quản lý dự án và hiệu suất cao của dự án.

Số liệu hiệu suất dự án ở các công ty sử dụng phần mềm quản lý dự án cao hơn so với các công ty không sử dụng bất kỳ phần mềm nào.

Với phần mềm quản lý dự án như nhóm LEED đang sử dụng (MS Project/Trello/Jira/Notion), người quản lý dự án giờ đây có thể dễ dàng theo dõi tiến độ dự án và đưa ra những quyết định sáng suốt giúp dự án hướng tới thành công.

Kết luận :

Ngoài các lợi ích được nêu trên bởi nhóm chuyên gia của LEED Consulting CoLTD, còn rất nhiều lợi ích khác trực tiếp và gián tiếp đến việc tăng trưởng, phát triển, góp phần vào thành công của Doanh Nghiệp.

Doanh nghiệp có mô hình kinh doanh tốt, chiến lược mạnh mẽ, như vậy kiện toàn hệ thống nội bộ, trong đó có hệ thống quản lý dự án chuyên nghiệp sẽ giúp DN đạt được nhiều mục đích đã đề ra.

Trong trường hợp Doanh Nghiệp vẫn chưa tự tin về đội ngũ vận hành quản lý dự án chuyên nghiệp. Đừng ngại liên lạc với nhóm chuyên gia của LEED Consulting, chúng tôi sẽ hướng dẫn, hỗ trợ, huấn luyện đội ngũ của quí công ty theo các phương pháp QLDA tiên tiến nhất hiện nay đang áp dụng toàn cầu.